1. Responsable del tratamiento
TOP AUDIT SAS, NIT 901791203-1, con domicilio en la Calle 72 No. 21-11, Bogotá D.C., Colombia. Correo para asuntos de datos personales: drodriguez@topaudit.com.co. WhatsApp: +57 319 268 3323. Sitio web: topaudit.com.co.
2. Objeto y alcance
Esta política establece cómo TOP AUDIT SAS recolecta, usa, almacena y suprime los datos personales de las personas con las que se relaciona, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2, que compiló el Decreto 1377 de 2013).
Aplica a todas las bases de datos, físicas y digitales, en las que TOP AUDIT SAS actúa como responsable del tratamiento. Cuando TOP AUDIT SAS accede a datos personales de los empleados o clientes de una organización en desarrollo de una auditoría, una implementación o una formación, actúa como encargado del tratamiento por cuenta de esa organización, sigue sus instrucciones y las obligaciones del contrato correspondiente, y no usa esos datos para fines propios.
3. Definiciones
Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: autorización, base de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular y tratamiento; y las del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015: aviso de privacidad, dato público, dato sensible y transferencia y transmisión.
4. Principios
TOP AUDIT SAS trata los datos personales conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La obligación de confidencialidad se mantiene después de terminada la relación con el titular.
5. Tratamiento y finalidades
TOP AUDIT SAS recolecta únicamente los datos necesarios para cada finalidad. Los trata, según el titular, así:
Personas que solicitan información o una propuesta (formulario del sitio, WhatsApp, correo): nombre, empresa, correo, teléfono y la descripción de su necesidad, para responder la solicitud, preparar y enviar la propuesta y hacer seguimiento comercial. Con autorización expresa, para enviar información sobre los servicios de TOP AUDIT SAS; el titular puede revocarla en cualquier momento.
Clientes y sus contactos (representantes, líderes de proceso, participantes de cursos): datos de identificación y contacto, cargo y, en formación, asistencia y resultados de evaluación, para ejecutar el servicio contratado, elaborar planes, informes y constancias de asistencia, facturar, atender obligaciones contables y tributarias y conservar la evidencia del servicio durante el tiempo que exige la ley.
Personas auditadas o entrevistadas en una auditoría, implementación o formación: nombre, cargo y las declaraciones y registros que sirven de evidencia, por cuenta de la organización contratante y conforme a sus instrucciones. TOP AUDIT SAS los usa solo para el servicio contratado y los entrega o suprime al terminarlo, salvo lo que deba conservar como soporte del servicio.
Proveedores y contratistas (personas naturales): datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios, para contratar, pagar y cumplir obligaciones legales.
Aspirantes y colaboradores: hoja de vida y datos de contacto para procesos de selección; y, si hay vinculación, los datos necesarios para la relación laboral o de prestación de servicios, la seguridad social y las obligaciones del empleador o contratante.
Los datos de contacto corporativos (correo y teléfono institucionales, cargo) se tratan para la relación comercial sin necesidad de autorización, según el criterio de la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Datos sensibles y datos de menores de edad
TOP AUDIT SAS no solicita datos sensibles. Si en una auditoría o implementación accede a ellos (por ejemplo, datos de salud o biométricos en registros del cliente), lo hace como encargado, por cuenta del cliente y bajo sus controles, sin copiarlos ni conservarlos. No trata datos de menores de edad, salvo los que la ley exija para la seguridad social de los beneficiarios de sus colaboradores.
7. Autorización
El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. TOP AUDIT SAS la obtiene por escrito, por medios electrónicos (como la casilla del formulario del sitio) o mediante conductas inequívocas, como el envío de una hoja de vida, y conserva la prueba.
8. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso que se ha dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante TOP AUDIT SAS; revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Las consultas y reclamos se presentan al correo drodriguez@topaudit.com.co, con nombre e identificación del titular, dirección de contacto para la respuesta, descripción del derecho que ejerce y los documentos que la soporten. Los atiende directamente Diego Rodríguez, representante legal de TOP AUDIT SAS.
Las consultas se responden en máximo diez días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no supera los cinco días hábiles siguientes. Los reclamos se resuelven en máximo quince días hábiles; si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco días siguientes y, si pasan dos meses sin respuesta, se entiende desistido. Mientras se resuelve, el dato queda marcado como «reclamo en trámite».
Agotado este trámite, el titular puede acudir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Transmisión y transferencia
TOP AUDIT SAS no vende ni cede datos personales. Los transmite solo a los proveedores que necesita para operar (correo y alojamiento del sitio, almacenamiento en la nube, software de facturación, contador), que actúan como encargados bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad, y a las autoridades que los requieran por mandato legal. Si un proveedor almacena datos fuera de Colombia, se verifica que el país ofrezca un nivel adecuado de protección o se cuenta con la autorización del titular.
11. Seguridad
TOP AUDIT SAS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a su tamaño para evitar la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado de los datos: control de acceso y autenticación en sus cuentas y equipos, cifrado del sitio y de los dispositivos, copias de seguridad, acuerdos de confidencialidad y el manejo de la información de cada cliente en espacios separados.
12. Vigencia de las bases de datos
Los datos se conservan mientras dure la finalidad para la que se recolectaron y el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y laborales. Los datos de solicitudes comerciales que no llevan a un contrato se suprimen a los dos años. La evidencia de los servicios se conserva cinco años desde la entrega del informe o constancia y luego se suprime.
13. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde el 3 de octubre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior. TOP AUDIT SAS puede modificarla por cambios legales o del negocio; la versión vigente se publica en topaudit.com.co y los cambios sustanciales se informan a los titulares por los medios de contacto habituales.
Íconos del sitio: Phosphor Icons (MIT).